Het Zorgloket: aanspreekpunt en schakel achter passende zorg

Achter de schermen van TSN Zorg wordt elke dag hard gewerkt aan passende zorg. Het Zorgloket speelt daarin een sleutelrol. Maar wat doen de medewerkers van het Zorgloket precies? En hoe ondersteunen zij daarmee hun TSN-collega’s?

We spraken met Jolanda en Marga van het Zorgloket over de werkzaamheden, de samenwerking met andere collega’s en de ontwikkelingen binnen het team.

Eén plek voor alle financieringsvragen

Het Zorgloket is hét aanspreekpunt voor collega’s met vragen over indicaties, wet- en regelgeving en financiering. Veel van die vragen zijn best ingewikkeld, maar de drempel om contact op te nemen is bewust laag gehouden.

Jolanda: “Geen enkele vraag is verkeerd of fout voor ons als Zorgloket. Elke situatie is anders.”

Marga: “We nemen elke vraag serieus en behandelen die ook zo.” Van contractzorg tot vragen over bijvoorbeeld een onjuiste locatie in een dossier.

Die uitspraak laat goed zien hoe het Zorgloket werkt. Collega’s moeten zich vrij voelen om vragen te stellen over financiering, groot of klein. Door op tijd een vraag te stellen kan de financiering van de zorg tijdig bijgesteld worden en zo ongewenste gevolgen voor een cliënt worden voorkomen.

Sparringpartner

De meerwaarde van het Zorgloket zit daarom niet altijd in het antwoord zelf, maar ook in het zijn van een aanspreekpunt of sparringpartner voor collega’s.

Jolanda: “Soms is het al genoeg als iemand even met je meedenkt. Bijvoorbeeld: ‘Ik heb een vraag of casus, mag ik die even aan je voorleggen?’ Dan denken we graag mee bijvoorbeeld met een wijkverpleegkundige.”

Van Zorgadministratie naar Zorgloket

Hoewel nog regelmatig de oude naam ‘Zorgadministratie’ gebruikt wordt, is het Zorgloket veel meer dan dat. De rol van het team is veel breder geworden.

Marga: “Een grote verandering binnen het team is het werken met de verschillende werklijnen, zo noemen we dat. Iedereen heeft zijn eigen specialisme op een werklijn.”

De invoer van de zogenaamde werklijnen (aandachtsgebieden) binnen het Zorgloket zorgen voor structuur. Voorheen hield iedereen van het team zich bezig met vrijwel alle werkzaamheden. Nu werken ze per werklijn.  Daardoor kan er meer verdiepend gewerkt worden en heeft iedereen een eigen focusgebied gekregen. Dat zorgt voor meer rust, overzicht en minder versnippering. Tegelijkertijd blijft het team flexibel ; als het nodig is, springen collega’s waar mogelijk bij in een andere werklijn.

De verschillende werklijnen

 Op werklijn één komen alle overdrachten vanuit het ziekenhuis binnen. Deze worden na overleg en afstemming met de transferverpleegkundige doorgezet naar de wijkverpleegkundige. Ondertussen wordt ook het dossier aangemaakt in deze werklijn, zodat het betreffende team kan starten met de zorgverlening.

Werklijn twee richt zich op de WLZ-aanvragen, toewijzingen en administratie. Ook zorgt deze werklijn ervoor dat indicaties worden ingelezen in ONS. Daarnaast loopt deze werklijn alle zorgdossiers zorgvuldig door en controleert of ze volledig zijn. 

De hoofdtaak van werklijn drie is de zorg-gerelateerde facturatie. Dat betekent dat zorg wordt gefactureerd die vaak een week eerder is geleverd. De collega’s in deze werklijn hebben veel contact met zorgverzekeraars, zorgkantoren en wijkverpleegkundigen. Daarnaast geven zij, gevraagd en ongevraagd, adviezen die betrekking hebben op de financiering van de zorg. Marga en Jolanda werken dagelijks als experts binnen deze werklijn. 

Jolanda: “Onze ervaring helpt om mee te kunnen kijken en af en toe om te denken. En als een collega een beetje vastloopt samen kijken hoe het anders kan.”

Crisissituaties en trainingen

Een ander belangrijk onderdeel van het werk bij het Zorgloket is het omgaan met crisissituaties. Die komen geregeld voor, maar zijn vaak te voorkomen door op tijd de juiste beslissing te nemen. Bijvoorbeeld door een cliënt al tijdig op een wachtlijst te zetten als de zorgsituatie mogelijk verandert, ook als dit geleidelijk gaat. En ook tijdens de intake is het belangrijk om al op bepaalde signalen te letten. 

In de praktijk blijkt dit soms lastig en vraagt het om kennis en inzicht. Jolanda: “Daarom geven Marga en ik maandelijks trainingen over wet- en regelgeving. De training speelt vooral in op indicaties en budget, maar ook weerstand en de eigen bijdrage. We helpen collega’s om het systeem beter te begrijpen. Regeren is vooruitzien, hé?” Voor nieuwe wijkverpleegkundigen is deze training verplicht. Verder kan iedereen die belangstelling heeft zich voor de training inschrijven.

Ondersteunen en schakelen

Zowel Marga als Jolanda vinden het contact met collega’s, hen ondersteunen en het geven van de juiste informatie het leukste aan hun werk. 

Jolanda: “Het mooiste vind ik eigenlijk als ik iemand aan de telefoon heb met een specifieke vraag en ik die persoon kan helpen met een antwoord waar ze mee verder kunnen.” Marga: “Inderdaad, dat ondersteunen vind ik ook het leukste. Je kunt iemand echt op weg helpen. En daarnaast is het werk erg afwisselend, geen dag is hetzelfde.”

Of het nu gaat om een complexe indicatie, vraag of situatie: het Zorgloket staat graag klaar voor collega’s om samen passende zorg voor de cliënt te organiseren.